Widzew Łódź dołącza do cyfrowej ekstraklasy. Jak MakoLab wspiera mistrzów nie tylko na boisku

Widzew Łódź, marka rozpalająca emocje kibiców w całej Polsce, to nie tylko legenda i sportowa pasja, ale też dynamiczny biznes zarządzający skomplikowaną siecią umów, zamówień, faktur, licencji i analiz. Kiedy zarząd klubu podjął decyzję o przeprowadzeniu transformacji cyfrowej i zwrócił się do nas, wiedzieliśmy, że czeka nas wyzwanie na miarę pierwszej ligi. I zaangażowaliśmy się w nie w stu procentach.

Nieustająca presja na wyniki – zarówno sportowe, jak i medialne – idzie w parze z codziennymi realiami biznesowymi. Jak w wielu organizacjach z długą historią, kluczowe procesy w Widzewie Łódź wciąż opierały się na tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów. Generowało to problemy, które miały bezpośredni wpływ na efektywność operacyjną klubu.

·    Ręczne przetwarzanie dokumentów: faktury, umowy, zamówienia... każda operacja musiała być obsługiwana ręcznie. Było to czasochłonne i rodziło ryzyko błędów.

·    Brak automatyzacji: kluczowe decyzje i zatwierdzenia czekały w zawieszeniu na podpisy, a przepływ informacji między działami był wolny i nieefektywny.

·    Ograniczona elastyczność: szybkie dostosowanie się do nowych wymogów licencyjnych, unijnych i innych było trudne i wymagało dużego nakładu pracy.

·    Utrudniona współpraca: brak centralnego repozytorium dokumentów oraz jasno zdefiniowanych ścieżek operacyjnych komplikował pracę zdalną i koordynację między działem sportowym i administracyjnym.

Nasz cel był jasny. Musieliśmy zautomatyzować, scentralizować i przyspieszyć procesy klubu.

W MakoLab wierzymy, że technologia jest odpowiedzią, ale kluczowe jest wcześniejsze zadanie właściwych pytań. Dlatego projekt rozpoczęliśmy od serii intensywnych warsztatów analitycznych z udziałem kluczowych działów klubu – od finansów, przez administrację, do działu sportowego.

·    Notacja procesów biznesowych (BPMN): pracując ściśle z zespołem klubu, wykorzystaliśmy BPMN do zmapowania i zwizualizowania wszystkich kluczowych procesów. Dzięki temu mogliśmy szybko zidentyfikować obszary z największym potencjałem do usprawnienia.

·    Niewzruszona podstawa: specyfikacja wymagań oprogramowania (SRS): jednym z rezultatów tej pracy była szczegółowa specyfikacja SRS – dokument, który stał się fundamentem całego wdrożenia i gwarancją zgodności z wymaganiami projektów unijnych.

To był fundament. Na nim zbudowaliśmy platformę zaprojektowaną na zamówienie, opartą na solidnym duecie technologicznym:

·    Alfresco enterprise content management (ECM): bezpieczne, centralne repozytorium dokumentów. Koniec z zagubionymi umowami, koniec z niekończącym się szukaniem faktur – wszystko dostępne w jednym, uporządkowanym systemie.

·    Camunda business process management (BPM): zautomatyzowany silnik, który przejął koordynację procesów. System monitoruje terminy, wysyła powiadomienia i przypisuje zadania odpowiednim osobom.

Cała platforma została zintegrowana z systemem finansowo-księgowym Comarch Optima, używanym przez klub. Efektem był spójny i efektywny ekosystem cyfrowy.

Cyfrowa transformacja w Widzewie Łódź to znacznie więcej niż wdrożenie nowego oprogramowania. To głęboka zmiana jakościowa w sposobie funkcjonowania całej organizacji.

·    Pełna digitalizacja i automatyzacja: obieg faktur, umów, zamówień i innych dokumentów został w całości przeniesiony do świata cyfrowego. A efekt? Znaczące skrócenie czasu przetwarzania.

·Większa elastyczność i mobilność: wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów ułatwiło efektywną pracę zdalną oraz szybsze reagowanie na zmieniające się realia.

·    Inteligentne powiadomienia: system automatycznie wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach wygaśnięcia umów, dając klubowi przewagę w zakresie planowania i negocjacji.

Błyskawiczne tempo pracy: dzięki precyzyjnej analizie i zwinnemu podejściu udało nam się skrócić o imponujące 42% przewidziany na projekt czas 12 miesięcy, kończąc go w zaledwie 7 miesięcy.

Projekt zrealizowany przez MakoLab dla Widzewa Łódź doskonale ilustruje naszą filozofię w praktyce. Jesteśmy czymś znacznie więcej niż dostawcą technologii. Nasza firma jest partnerem, który łączy głęboką wiedzę biznesową z bogatym doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu rozwiązań, które naprawdę działają.

Rozumiemy wyzwania, przed którymi stają nasi klienci, i dostarczamy narzędzia, które realnie usprawniają ich działania i wzmacniają konkurencyjność.

Bo dziś, zarówno w sporcie, jak i w biznesie, wygrywają ci, którym udaje się połączyć talent z mistrzowską technologią!