Wdrożenie platformy do cyfryzacji zarządzania

Procesy biznesowe i sportowe klubu piłkarskiego Widzew Łódź.
Podsumowanie
Z jednej strony istnieje presja na osiąganie i utrzymywanie wyników sportowych oraz medialnych. Z drugiej strony pojawiają się realia współczesnego zarządzania, obejmujące obsługę kontraktów zawodników, analizy treningowe, kwestie licencyjne i wymogi unijne, faktury, zamówienia, kolejne umowy... Odpowiadając na potrzeby klubu, MakoLab opracował i wdrożył kompleksową platformę do cyfryzacji procesów administracyjnych, zarządczych i sportowych klubu. Rozwiązanie opiera się na technologiach Alfresco Enterprise Content Management (ECM) oraz Camunda Business Process Management (BPM).
Klient
Sektor
Profesjonalny klub piłkarski
Usługa
Consulting biznesowy, analiza procesów (BPMN), wdrożenie systemów, integracja z Comarch Optima
Realizacja
Platforma do digitalizacji procesów zarządczych, biznesowych i sportowych
Widzew Łódź to jedna z najbardziej rozpoznawalnych marek sportowych w Polsce, nazywana niekiedy „polskim klubem wszech czasów”. Wyrósł z lokalnych korzeni na organizację o zasięgu ogólnokrajowym, z międzynarodowymi osiągnięciami, silną bazą kibiców i znaczącą wartością marketingową. Dla naszego partnera przeprowadziliśmy projekt obejmujący doradztwo biznesowe, analizę procesów biznesowych metodą BPMN, wdrożenie systemów ECM i BPM oraz integrację z funkcjonującym w klubie systemem Comarch Optima.

Szczegóły

Klient

Widzew Łódź to nie tylko jeden z najbardziej utytułowanych klubów piłkarskich w Polsce. To także prężnie działająca organizacja, która na co dzień zarządza dziesiątkami procesów administracyjnych, finansowych i sportowych.

Wyzwanie

Widzew Łódź działa w dynamicznym otoczeniu świata sportu i biznesu. Klub potrzebował usprawnić swoje procesy operacyjne. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów powodował opóźnienia, a brak scentralizowanego systemu utrudniał współpracę między działami.

Klub postawił sobie jasny cel; kluczowe procesy administracyjne i sportowe miały zostać całkowicie przekształcone w nowoczesne, zautomatyzowane procesy.

Główne wyzwania, przed którymi stanęliśmy, to:

  • ręczne systemy przetwarzania faktur, umów i zamówień;
  • brak zautomatyzowanego obiegu dokumentów;
  • niewielka elastyczność w dostosowywaniu się do zmian regulacyjnych;
  • konieczność wdrożenia rozwiązań zgodnych z wymogami projektów unijnych.
Rozwiązanie

Na początek zespół MakoLab przeprowadził serię warsztatów z kluczowymi jednostkami klubu, czyli działem finansowym, administracyjnym i sportowym. Wspólnie zmapowaliśmy procesy przy użyciu notacji BPMN oraz przeprowadziliśmy szczegółową analizę potrzeb biznesowych.

Efekt? Przejrzysta, realistyczna specyfikacja wymagań oprogramowania (SRS), która stała się fundamentem transformacji.

  • SRS
  • Procesy zmapowane przy użyciu notacji BPMN
  • Modele danych dla kluczowych rejestrów
  • Polityka uprawnień dostępu

Następnie wdrożono platformę, opartą na:

  • Alfresco: system ECM, do zarządzania dokumentami;
  • Camunda: system BPM, do automatyzacji procesów biznesowych;
  • Integracja z Comarch Optima, do obsługi procesów księgowych.

     

Kluczowe rezultaty i innowacje
  • Warsztaty analityczne w obszarach sportu i administracji
  • Przygotowanie dokumentacji technicznej i biznesowej zgodnej z wymogami projektu unijnego
  • Wprowadzenie pracy zdalnej i elektronicznego obiegu dokumentów
  • Automatyczne powiadomienia o odnowieniu umów; w pełni cyfrowy obieg dokumentów dla faktur, umów i dokumentacji projektowej
  • Zautomatyzowane procesy decyzyjne

Projekt zrealizowaliśmy też o 42% szybciej niż zakładano - jego zakończenie nastąpiło po 7, a nie po 12 miesiącach.

 

Podsumowanie

Projekt zrealizowany dla Widzewa Łódź potwierdził, że MakoLab skutecznie łączy wiedzę biznesową i technologiczną, dostarczając rozwiązania, które realnie usprawniają działanie organizacji. Opracowana i wdrożona przez nas cyfrowa platforma nie tylko zoptymalizowała procesy w klubie, ale również zwiększyła jego konkurencyjność na rynku sportowym.

Nowoczesna firma potrzebuje nowoczesnych rozwiązań. W naszym przypadku digitalizacja procesów biznesowych miała kluczowe znaczenie. Dzięki współpracy z MakoLab udało nam się je zoptymalizować. Wdrożenie platformy cyfrowej przyniosło nam elastyczność, skuteczność i efektywność w zarządzaniu klubem.
Katarzyna Bednar, Dyrektor Operacyjny, Widzew Łódź